Procesmanagement in de praktijk

Procesmanagement en functioneel beheer zijn echte praktijkvakken. Toch worden deze vaak heel theoretisch benaderd, bijvoorbeeld vanuit BiSL. ‘Het procesboek voor de functionele beheerder’ dicht de kloof tussen theorie en praktijk. Hoe helpt dit boek procesmanagers en functioneel beheerders bij hun dagelijks werk?

In dit artikel vertelt procesmanager Johan Slagboom hoe hij ‘Het procesboek voor de functionele beheerder’ gebruikt. Slagboom helpt als zelfstandig ondernemer verschillende organisaties bij hun procesmanagement en functioneel beheer. Momenteel werkt hij bij de TU Delft en het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Daarnaast is hij in opleiding om de door Computrain aangeboden trainingen ‘Vakopleiding functioneel beheer’ en ‘Procesmanagement voor functioneel beheer’ te mogen doceren. Deze opleidingen zijn gebaseerd op de methode zoals beschreven in de handboeken ‘Het handboek voor de functioneel beheerder’ en ‘Het procesboek voor de functionele beheerder’ van Daniël Brouwer, met wie Computrain een partnership heeft voor het verzorgen van de bijbehorende trainingen.

Twee boeken

‘Het handboek voor de functioneel beheerder’ omschrijft de basis voor functioneel beheer. ‘Het procesboek voor de functionele beheerder’ is een aanvulling daarop. Hierin worden de drie thema’s uit het handboek ingevuld met processen, schematisch weergegeven in een stappenplan. “Wat ik vooral veel gebruik, zijn de gereedschapskisten. Die zijn te vinden in het tweede deel van beide boeken”, licht Slagboom toe. “Hierin vind je praktische tools voor het toepassen van verschillende methodieken in diverse processen.”

SIPOC

Een van de tools uit de procesmanagement-gereedschapskist is SIPOC. “Dit schema met stappenplan helpt je om helder te krijgen wat een specifiek proces nou eigenlijk inhoudt”, zegt Slagboom. “Ik heb SIPOC onder andere gebruikt bij mijn vorige klant, de Gemeente Hilversum. In een workshop hebben we het SIPOC-schema samen ingevuld. In slechts één A4’tje hebben we het complete proces kunnen samenvatten, zodat alle betrokkenen voortaan hetzelfde beeld daarvan hebben. Met een andere tool, het Waardestroommodel, hebben we vervolgens verder ingezoomd op het proces om te bepalen welke activiteiten waarde toevoegen, geen waarde toevoegen of geen waarde toevoegen maar wel noodzakelijk zijn. Van hieruit konden we bepalen waar de verspilling zit.

Boodschappenlijst 

Elk proces kan wel efficiënter. Wat zijn verspillingen in een proces? Om dat te achterhalen biedt de gereedschapskist een bruikbare tool; het TIM WOODS-model. Elke letter van deze naam staat voor een verspillingscategorie, de T voor Transport, de I voor Inventaris, enzovoorts. Het model helpt procesmanagers om inzicht te krijgen in de verspillingen van processen binnen hun organisatie. Ook biedt het handvatten om deze verspillingen aan te pakken. Een andere tool om de procesefficiëntie te verbeteren, is de Inspanningen-Opbrengsten Matrix. Slagboom: “Deze tool helpt je om een boodschappenlijstje te maken; welke verbetering levert het meeste op en vereist de minste inzet en middelen?” 

Hoe lopen de hazen?

Functioneel beheerders die net binnenkomen in een grote organisatie, hebben volgens Slagboom veel aan de Belanghebbendenanalyse-tool. “Hiermee kom je er snel achter hoe de hazen lopen: met welke rollen binnen de organisatie heb je als procesmanager veel te maken en wat zijn hun belangen? Deze tool is voor mij als zelfstandig ondernemer heel handig. Ik kom vaak nieuw terecht in een grote organisatie, waar meteen iets van mij verwacht wordt. Deze tool helpt me om direct goed te kunnen functioneren en samenwerken.”

BiSL

Voordat Slagboom het ‘Handboek en procesboek voor de functioneel beheerder’ kende, gebruikte hij vooral BiSL als werkkader. “BiSL is meer theoretisch en daardoor moeilijk toepasbaar in de praktijk. Met als gevolg dat het functioneel beheer ontaardt in een soort helpdesk XXL en je niet echt naast de gebruikers staat”, zegt Slagboom. Hij noemt nog een voordeel ten opzichte van BiSL. “BiSL gaat er vanuit dat informatiemanagement en functioneel beheer één geheel zijn. Maar in de praktijk zijn deze disciplines vaak verdeeld over verschillende teams en afdelingen. Het handboek en procesboek zijn daarin veel pragmatischer en daarom een welkome aanvulling op BiSL.”

Wil jij als procesmanager of functioneel beheerder direct aan de slag met praktische tools voor procesmanagement en functioneel beheer? Overbrug dan de kloof tussen theorie en praktijk met de ‘Vakopleiding functioneel beheer’ of ‘Training procesmanagement voor functioneel beheer’.

Meer over Procesmanagement voor functioneel beheer.

Meer over vakopleiding Functioneel beheer.