Hoe ga je als Project Manager om met een digitale transformatie?

Organisaties digitaliseren continu. Nieuwe planningstools, technologieën en werkmethodes volgen elkaar in hoog tempo op. Hoe ga je als Project Manager om met deze digitale transformatie?

Project Management en digitale transformatie grijpen op verschillende vlakken in elkaar. Hoe kan je als Project Manager bijdragen aan het succes van een digitale transformatie? In dit artikel gaat Roderick Schreuder, docent bij Computrain en Business Consultant bij GoNXT, daar dieper op in. Daarbij kijkt hij ook naar de rol van IPMA en geeft hij praktijkvoorbeelden en tips.

Wat is een digitale transformatie eigenlijk?

Digitale transformatie is een breed begrip. Schreuder onderscheidt daarin drie smaken: “Ten eerste de digitale transformatie van een compleet businessmodel. Denk bijvoorbeeld aan Netflix. Het bedrijf is ooit begonnen als postorderbedrijf voor videobanden en is inmiddels een 100% online streamingsdienst. Een enorme digitale transformatie die de sector heeft ontwricht met een compleet nieuw businessmodel.” De tweede digitaliseringssmaak die Schreuder noemt, is gericht op de customer journey. Als digitaal bedrijf kan je klanten beter ondersteunen, bijvoorbeeld met apps. “Zoals de Amerikaanse verzekeraar Lemonade Insurance, die alleen met klanten communiceert via de website en app. Wil je als traditioneel bedrijf ook die transitie maken, dan moet je grote organisatorische en IT-veranderingen in gang zetten – een complex geheel waarbij IPMA goed kan helpen.” Dat geldt ook bij de derde smaak digitale transformatie: het digitaliseren van bestaande werkprocessen, bijvoorbeeld door over te stappen op self-service. Op deze manier kunnen werknemers zelf interne diensten regelen door de hulp van technologie waar ze vroeger een collega om hulp moesten vragen.

Impact op drie pijlers

Wat is de invloed van een digitale transformatie op de drie IPMA-pijlers?

Pijler 1 – Project Management

Bij Project Management zelf worden steeds vaker digitale middelen ingezet, zoals plannings- en budgetteringstools. Daarnaast beïnvloedt een digitale transformatie ook de manier waarop projecten gemanaged worden. “Vroeger waren Project Managers vooral verantwoordelijk voor aspecten zoals kwaliteit, kosten en tijdsduur. Tegenwoordig, mede door nieuwe werkmethoden zoals agile, ligt de nadruk meer op het behalen van de projectdoelen. Samen met je projectgroep moet je die snel bereiken, met minimale kosten en maximale kwaliteit. Het is minder belangrijk welke route je daarvoor kiest.” Je kunt een digitale transformatie ook in zijn geheel als een IPMA-project benaderen. Dan kom je sneller, kostenefficiënter en met meer kwaliteit aan bij jouw eindbestemming.

Een goed voorbeeld hierbij zijn de diverse innovatieprojecten bij organisaties. In het verleden werden er projecten opgetuigd met vaste budgetten en doorlooptijden. Voor een bepaald moment moest dan een compleet financieel systeem zijn vervangen. Dit zijn voor bedrijven enorme ingrepen die impact hebben op de hele organisatie. Het is, zeker nu we steeds verder digitaliseren, praktisch onmogelijk om te voorspellen hoelang zo’n project duurt of wat het exact gaat kosten. Een ding is zeker, je krijgt te maken met tegenslagen. Door het project agile te benaderen, werk je op een andere manier naar hetzelfde doel toe. Je werkt in sprints, korte afgebakende perioden, aan met de business afgestemde onderdelen. De business heeft inspraak in hetgeen de hoogste prioriteit heeft en op basis daarvan maak je gebruik van je resources. Op deze manier ben je continu bezig met het leveren van waarde, hak je grote complexe veranderingen op in overzichtelijke werkpakketten en houd je voortgang.

Pijler 2 - People

“Een digitale transformatie vereist een andere houding”, zegt Schreuder. “Het gaat er uiteindelijk om dat nieuwe technologieën en tools geadopteerd worden door gebruikers. Dat vraagt om de juiste attitude van medewerkers en de Project Manager zelf. “Een open houding richting nieuwe technologische mogelijkheden is belangrijk. Als jij affiniteit hebt met nieuwe tools en technologie, kun je jouw projectteam ook beter begeleiden en enthousiasmeren”, legt Schreuder uit. Maar op meer vlakken zijn nieuwe invalshoeken noodzakelijk. “Bij het inzetten van nieuwe technologie begeef je je wel eens op onbekend terrein. Dan mag je fouten maken. Sterker, het is zelfs goed, want van fouten leer je en vergroot je het oplossend vermogen van jouw organisatie, je team en jezelf.”

Schreuder: “Denk aan het gebruik maken en experimenteren met tools om de voortgang van het werk te monitoren en te verdelen. Zo heb ik ooit in een project gewerkt met ‘Slack’. Een prachtige tool met heel veel mogelijkheden om het project goed te managen. We waren echter zo enthousiast over de tool dat we meer bezig waren met de technologie dan met het behalen van de sprintdoelstellingen; een mooi voorbeeld van openstaan voor nieuwe technologie en fouten maken. We hebben geleerd om vooral gebruik te maken van functionaliteiten die direct waarde hebben en alle andere functionaliteiten die minder impact hebben vooral uit te zetten of links te laten liggen.”

Pijler 3 - Context

Hoe worden digitaliseringsprojecten beïnvloed door de omgang met stakeholders, strategie, en marktontwikkelingen? Dat valt onder andere onder deze IPMA-pijler. Schreuder ziet dat digitalisering ook moet doordringen in de manier van leidinggeven. “Jongere werknemers hebben vaak meer digitale kennis en ervaring dan senior managers uit bijvoorbeeld de Raad van Commissarissen. Dus gebruik die technologische affiniteit! Bijvoorbeeld door jongere medewerkers de leiding te geven over digitale transformatie en bijbehorende projecten – ook al hebben ze misschien geen uitgebreide bestuurlijke ervaring.” Om managers, partners, leveranciers en andere stakeholders mee te krijgen met digitaliseringsprojecten, kun je ook technisch onderlegde tussenpersonen of stuurgroepen in het leven roepen.

“We hebben een grote Nederlandse overheidsinstelling geholpen bij een project om zicht en grip te krijgen op het applicatie landschap”, vertelt Schreuder. “Dit was zeer omvangrijk en de grip was een beetje kwijt. Normaal gesproken een opdracht die je uitbesteed aan een ervaren architect en projectmanager met een hoop ervaring gezien de complexiteit van de opdracht en de organisatie. Maar wij hebben er heel bewust voor gekozen om een aantal young professionals daar naartoe te sturen. Natuurlijk kregen ze de juiste begeleiding en ondersteuning. Maar de inzichten en ideeën die zij hadden, verrasten onze opdrachtgever dusdanig dat er een compleet andere oplossing is uitgekomen dan die zij vooraf in gedachten hadden. Grootste winst was dat deze oplossing beter aansloot bij de behoefte van de diverse stakeholders, goedkoper was om te realiseren en ook nog eens eenvoudiger te realiseren!”

Eerste hulp bij digitaliseren

Het mag duidelijk zijn: een digitale transformatie is complex. Het beïnvloedt complete organisaties en dus ook het werk van de aanwezige Project Managers. Deze impact is bovendien voelbaar op diverse fronten, van de IT-systemen tot de manier van denken. Om een digitale transformatie tot een succes te maken, kan je dus wel wat hulp gebruiken. Wil jij meer weten over technologieën als Robotic Process Automation (RPA), low code/no code, Artificial Intelligence (AI) en Process Mining?

Bij Computrain vind je verschillende trainingen waarin je kennismaakt met nieuwe technologieën en tools die onlosmakelijk verbonden zijn met een digitale transformatie. Hierin krijg je een objectief overzicht van de verschillende mogelijkheden, leveranciers en voordelen van een technologie of tool. De trainingen worden gegeven door professionals uit de praktijk, zoals Schreuder. Zij geven je hands-on tips en eerlijk advies dat past bij jouw specifieke situatie, er is namelijk ook ruimte om je eigen use case in te brengen.

Meer over de trainingen Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence (A) Essentials