Robotisering in het onderwijs - Deel 1: RPA en de invloed op het onderwijs

Tijd en mankracht is schaars in het onderwijs. Welke docent wil er nou niet meer tijd maken voor persoonlijke begeleiding? En welke onderwijsinstelling ondervindt geen hinder van het lerarentekort? Robotic Process Automation (RPA) biedt een oplossing. 

Het bijwerken van studentendossiers, inboeken van facturen en inroosteren van lessen – RPA kan ons uiteenlopend administratief werk uit handen nemen. Met tijdswinst, minder fouten, kortere doorlooptijden en meer werkplezier als resultaat. Wat is RPA precies, wat zijn de voornaamste ontwikkelingen hierin en welke voordelen kan deze technologie de onderwijssector opleveren? In dit eerste blog in de serie ‘Robotisering in het onderwijs’ nemen we een kijkje in de wereld van robotisering aan de hand van Arlette Wegman en Johan de Bruijn, Consultants ‘RPA for business’ en docenten van de training Robotic Process Automation.

RPA uitgelegd

Wat verstaan we onder RPA? “Het is eigenlijk een softwarematige robot die activiteiten van mensen kan overnemen, in primaire en in bedrijfsvoeringsprocessen. Dat kunnen repetitieve of losse handelingen zijn, als deze maar op regels gebaseerd zijn”, legt De Bruijn uit. “RPA is geen dagdroom, maar keiharde realiteit. Het is een bewezen technologie die zich wereldwijd razendsnel ontwikkelt.” Steeds meer organisaties uit verschillende sectoren gebruiken RPA om processen te automatiseren, optimaliseren en standaardiseren.

Automatisch of ondersteunend

Er zijn twee RPA-varianten: unattended en attended. Unattendend RPA verricht automatisch, op de achtergrond, repeterende handelingen. De robot verstuurt vanzelf e-mails, vult invoervelden alvast in of werkt zelf de salarisadministratie bij… en dat zonder menselijke tussenkomst. Bij attended RPA neemt de mens het initiatief; een medewerker geeft aan welke handelingen de robot van hem of haar kan overnemen. Denk aan een callcenter-agent die vraagt om de aankoopgeschiedenis van een klant op een rijtje te zetten. Of de manager die een maandelijkse rapportage van zijn afdeling nodig heeft. Attended RPA is vergelijkbaar met een virtuele assistent, een robot die de medewerker ondersteunt waar en wanneer nodig.

Mogelijkheden in het onderwijs

Op welke manier kan RPA het onderwijs helpen? Wegman: “RPA kan bijvoorbeeld het aanmeldproces van nieuwe leerlingen voor zijn rekening nemen, roosters maken en bij lesuitval studenten automatisch e-mailen. Of de administratie up-to-date houden door cijferlijsten bij te werken na een tentamenronde, adreswijzigingen door te voeren of het helpen bij het verzuim te registreren.” Daarnaast kan RPA helpen bij het controleren en uitgeven van diploma’s en de autorisatie voor IT-middelen. 

Betere onderwijskwaliteit

Onderwijsinstellingen moeten steeds meer doen met minder mensen. Op dat vlak biedt RPA uitkomst. “Wanneer robots de administratie doen en ondersteunen in de klas, hebben docenten meer tijd over voor lesgeven en waarde toevoegende activiteiten”, licht Wegman toe. Dat is niet alleen deels een oplossing voor het lerarentekort, maar leidt ook tot een betere onderwijskwaliteit. Ook docenten plukken de vruchten van RPA. “Ze ervaren minder stress en hebben meer plezier in hun werk – ook niet onbelangrijk voor de onderwijskwaliteit.” Bovendien zijn robots niet gebonden aan kantooruren en maken minder fouten als ze moe zijn of haast hebben.

Er verdwijnen taken, geen functies

Ondanks alle voordelen zijn onderwijsinstellingen en hun docenten soms sceptisch over robotisering. Leraren kunnen dit ervaren als een bedreiging: ben ik straks niet overbodig? Volgens De Bruijn een verkeerde aanname: “Uit onderzoek van de Universiteit Utrecht bij specifieke organisaties blijkt het tegenovergestelde; 72 procent van de mensen die in de praktijk met RPA werken geeft juist aan dat dit een goede keuze is geweest. Het maakt hun werk leuker en ze houden tijd over. Want er verdwijnen wel taken maar geen functies.” Als Onderwijsinstellingen nog beren op de weg zien dan is het vaak het volgende: ze denken dat de aanschaf van een RPA-oplossing duur is en het lang duurt voordat het eenmaal werkt. “Omdat steeds meer organisaties uit verschillende sectoren met RPA werken, zijn deze oplossingen juist goed betaalbaar. Bovendien verloopt de implementatie snel omdat je zelf niet meer het wiel hoeft uit te vinden. De huidige IT-omgeving hoeft niet op de schop maar systemen moeten gekoppeld worden. Is dat eenmaal gebeurd? Dan zijn de voordelen legio.”

Artificial Intelligence (AI)

RPA en AI schuiven steeds dichter naar elkaar toe. “Deze technologieën staan nu nog los van elkaar, maar komen steeds meer in elkaars verlengde te liggen doordat ze elkaar versterken”, zegt de Bruijn. “AI kan RPA zelflerend maken, zodat processen steeds efficiënter en beter verlopen.” Wegman geeft een voorbeeld: “Bij werving en selectie kan een RPA-oplossing met AI kandidaten selecteren op basis van brieven en cv’s.” Door terug te koppelen welke kandidaat wel en niet op gesprek is geweest of is aangenomen, leert de oplossing welke eigenschappen belangrijk zijn. Deze inzichten kunnen gebruikt worden bij de volgende selectie. “Datzelfde voordeel geldt voor onderwijsinstellingen die studenten vooraf screenen; voldoen ze wel aan de criteria? En zijn er misschien bepaalde hobby’s of nevenactiviteiten die veel eerdere studenten hebben en die dus wijzen op bepaalde vaardigheden die je voor dit vak nodig hebt?”

Kortom, onderwijsinstellingen doen er, gezien de vele voordelen, goed aan om RPA te omarmen. Want RPA heeft de toekomst en is een zegen voor het onderwijs – zeker nu deze technologie steeds vaker uitgebreid wordt met AI-functionaliteit. Want welke onderwijsinstelling wil er nou geen energiekere leraren, betere leskwaliteit en hogere slagingspercentages zonder dat er meer docenten nodig zijn?

Benieuwd of robots ook geschikt zijn om les te geven? Lees dan de volgende blog uit de reeks hier.