Slimmer samenwerken binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch

De gemeente ’s-Hertogenbosch wilde slimmer, veiliger en plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken. Daarom werd er een nieuwe Online Samenwerk Omgeving ontwikkeld. Samen met Computrain liet de gemeente de medewerkers kennismaken met het systeem en de verschuiving naar werken in de cloud.
 
Sinds 2017 heeft de gemeente ‘s-Hertogenbosch een Online Samenwerk Omgeving (OSO). Het is een cloudomgeving gebaseerd op SharePoint-technologie. We spraken Nicolette van Alebeek erover. Zij is projectleider en adviseur informatiemanagement bij de gemeente ’s-Hertogenbosch: “Een aantal jaar terug wilden wij het werken in een digitale omgeving makkelijker maken voor al onze medewerkers. Onze ambitie is om zoveel mogelijk papierloos te werken. En steeds meer van onze collega’s gebruiken een laptop en willen plaats- en tijdonafhankelijk werken. We vroegen de gebruikers zelf naar hun behoeften op de werkvloer. Uit hun feedback bleek dat zij vooral sneller wilden zoeken en vinden, en efficiënter wilden samenwerken en vergaderen.”

Veiliger werken

Het team van Nicolette werkt nu onder meer met OneDrive voor Bedrijven, Skype voor Bedrijven en OneNote. Nicolette: “We kunnen nu efficiënter samenwerken, ook sector overstijgend. We werken als gemeente bijvoorbeeld steeds meer samen met zorginstellingen en aannemers. Vroeger moest je elkaar fysiek treffen of veel heen en weer mailen. Soms gebruikte men Dropbox, WeTransfer of usb-sticks voor grote bestanden. We hebben nu zelf een on-premise omgeving in beheer die voldoet aan onze veiligheidsstandaarden. Ook externe partijen geven we langzaamaan toegang tot onze omgeving. Onze slogan is ook: meer delen, minder mailen.”

Iedereen dezelfde basiskennis

Om medewerkers een goede start te laten maken met de nieuwe online omgeving moet iedereen dezelfde basiskennis hebben. “We vinden het belangrijk dat gebruikers snappen waarom er iets verandert, wat ze winnen met de nieuwe omgeving en dat ze er ook zelf mee kunnen werken. Daarvoor heeft iedereen een korte instructie nodig”, verklaart Nicolette. In de training staat een doorsnede van alle applicaties binnen OSO centraal. Op basis van de functie en vragen van de deelnemers loodst de trainer iedereen door het systeem, terwijl ze zelf achter de computer zitten.

Werken met OneNote

De focus van de OSO-training ligt vooral op OneNote. Met OneNote kunnen gebruikers makkelijk en snel vergaderen en notulen online bijhouden. Deelnemers kunnen real time dezelfde informatie inzien. Nicolette over de applicatie: “Notulen bijhouden, uitwerken, rondmailen en feedback verwerken, kan met OneNote veel sneller op één centrale plek. Je kunt duidelijke werkafspraken maken en hoeft niet meer achter mensen aan te jagen. En nog een voordeel voor onze thuiswerkers: ze kunnen via Skype en OneNote op afstand toch precies volgen wat er in een vergadering bij ons op kantoor gebeurt.”

Prettige samenwerking met Computrain

Voor de trainingen nam de gemeente bewust een gespecialiseerde opleider in de arm. “We werken al jaren samen met Computrain voor andere trainingen en dat werkt heel prettig. Sinds anderhalf jaar is Léon Kaptein onze vaste trainer. Hij is didactisch vaardig, er is een goede klik en hij kent onze organisatie inmiddels. Als Léon vragen krijgt van deelnemers kan hij relevante tips geven. Hij maakt alles laagdrempelig, hij enthousiasmeert en medewerkers worden vrolijk van hem. Hij herkent ook medewerkers uit eerdere trainingen. Dat voelt vertrouwd en wordt gewaardeerd”, vertelt Nicolette.

Resultaat: efficiënter werken

Ook in 2019 is de Computrain-trainer weer een aantal vaste dagen aanwezig bij gemeente ‘s‑Hertogenbosch. De trainingen hebben effect, want Nicolette merkt al verschil op de werkvloer: “We werken met flexplekken en hebben veel vergaderruimten met presentatieschermen. We zien al steeds minder papieren schrijfblokken op tafel en de concentratie en focus verbetert. Het werkt zoveel efficiënter, dat collega’s ook elkaar inspireren om met OneNote te gaan werken. OSO en de trainingen hebben onze organisatie echt een boost gegeven.” 

Ontvang ons magazine UPDATE

Vind je dit artikel uit ons magazine UPDATE interessant? Je kunt het magazine 3 keer per jaar in je mailbox ontvangen. Laat hier je gegevens achter en blijf up-to-date.