Leren hoe je online grootschalige bijeenkomsten organiseert? Meld je aan voor de Digital University Day

Grootschalige evenementen organiseren; dat is nu best een uitdaging. Voor het onderwijs, maar ook voor bijvoorbeeld voorlichtingen, wetenschappelijke bijeenkomsten en congressen. Bijeenkomsten zullen voorlopig nog grotendeels virtueel of hybride plaatsvinden. Hoe leid je zo’n bijeenkomst in goede banen? En wat komt daar allemaal bij kijken? Je ontdekt het tijdens de TU Delft Digital University Day, een online event waar verschillende instellingen hun best practices delen.

Een kijkje in de keuken van een succesvol virtueel, internationaal webinar

Datagedreven werken wordt steeds meer de norm binnen veel organisaties. Daarnaast werken veel IT-organisaties met een agile- of scrum-werkwijze. De kans is dus groot dat je in een multidisciplinair team samenwerkt, waarin het delen en verwerken van informatie een grote rol speelt en goed gestroomlijnd moet zijn.Het klimaatinstituut, een initiatief van TU Delft, had voor april 2020 een overleg met experts uit India over co²-neutrale koffie op de planning staan. Tijdens de coronacrisis moest dit noodgedwongen online plaatsvinden. Een lastige opdracht, waar de TU nog geen ervaring mee had. Computrain schoot te hulp en zette de expertise van online trainen in! Onze programmamanager Sjon Post en business manager Peter Oosterhuis leidden het webinar in goede banen. Veertig wetenschappers van over de hele wereld gingen met elkaar in discussie. Honderden genodigden keken mee. Het was een groot succes! We ontvingen veel complimenten over de organisatie van het virtuele overleg. Zo werden we na afloop door een andere universiteit benaderd om een live event, dat door velen gestreamd werd, technisch te ondersteunen.

Business manager Peter Oosterhuis: "Tijdens de University Day krijg je een uniek kijkje in de keuken van hoe wij de (technische) organisatie van een grootschalig online event aanpakken."

Hoe verzorg je zo’n grootschalig webinar? Wij vertellen je de ins en outs over onze aanpak

Een goede voorbereiding is extreem belangrijk. Je hebt veel minder ruimte om te improviseren, wat bij een regulier event wel kan. Ook is de techniek doorslaggevend. Je hebt tijdens kleine meetings vast al regelmatig last van ruis; een microfoon die op mute staat, haperend beeld door een slechte verbinding of ongewenste achtergrondgeluiden. Een grootschalige bijeenkomst is daarom des te lastiger om probleemloos te laten verlopen. Van een basistraining ‘Microsoft Teams’ voor alle deelnemers tot de technische ondersteuning en de presentatie van het programma; het internationale overleg verliep dankzij de aanpak van Peter en Sjon boven verwachting. En daar zijn we trots op!

Wil jij weten hoe je een grootschalig webinar succesvol organiseert? Meld je dan aan voor de Digital University Day en krijg een uniek kijkje in de keuken van de (technische) organisatie van dit event.

Meld je hier aan voor de Digital University Day