RPA: zo automatiseert UWV repetitieve taken

Administratieve rompslomp vervangen voor waardevolle taken: dat wil je. RPA pakt taken snel, voortdurend en foutloos op. En medewerkers hebben meer tijd voor handelingen die er echt toe doen. Ook het UWV zag mooie kansen in RPA, en besloot samen met Computrain verschillende lagen van de organisatie kennis te laten maken met de slimme, werkdruk verlagende robots. Business consultant Nico de Lange vertelt over het RPA-traject van UWV. 

Waarom kiest UWV voor RPA?

In 2018 hebben we binnen UWV een RPA-pilot gedraaid met de finance-afdeling. Daar hebben we bijvoorbeeld te maken met journaalposten die in het systeem moeten worden geboekt. Waar medewerkers eerst de hele dag door mails moesten lezen en verwerken, werd dat tijdens de pilot voor een groot deel geautomatiseerd. Alle handelingen hadden we met een robot nagebootst. Die kan deze taken 24/7 uitvoeren, binnen een fractie van de tijd die er normaalgesproken voor staat. Daarnaast werkt de robot erg gecontroleerd. Dan is mensenwerk toch foutgevoeliger. Alleen maar voordelen, dus. Je neemt de werkdruk weg en wint veel tijd. En die tijd kunnen we goed gebruiken voor andere zaken, zoals klantcontact.

We worden ook wel geïnspireerd door het hele overheidsland, waar RPA al goed ingeburgerd is. Van ministeries en gemeentes tot justitiële instellingen: de meest uiteenlopende instellingen hebben de laagdrempelige tool al succesvol geïmplementeerd. 

Waarom besloten jullie een RPA-training te volgen? 

De pilot was zo goed bevallen dat we er graag mee verder wilden. Zo gingen we direct aan de slag met de voorbereidingen. Maar het duurde even voordat we hiervoor een ‘go’ kregen. Een ding was zeker: verschillende medewerkers hebben een basistraining RPA nodig. En sommigen zelfs een advanced-variant.

Ik zag mooie kansen en wilde mij graag verdiepen in RPA. Bij het UWV kunnen alle medewerkers zich ontwikkelen met het All You Can Learn-principe. Dat houdt in dat we altijd Computrain-trainingen kunnen volgen. En dat is heel mooi, want je hoeft niet allerlei formulieren in te vullen. Je neemt even contact op en kunt dan zo individueel of klassikaal een training volgen. Maar omdat RPA interessant is voor verschillende lagen binnen onze organisatie, besloten we uiteindelijk deze training met een interne groep, incompany, te volgen. Computrain bracht onze behoeften in kaart en zette samen met ons een training op.

We merkten direct dat er veel belangstelling binnen de organisatie is. Daarom start de training nu voor de derde keer!

Wie heeft de training al gevolgd?

We begonnen met ICT en onze afdeling Sociaal Medische Zaken, waar de behoefte aan automatisering al uitgesproken werd. Business consultants, Lean consultants, Analisten, Testers, Functioneel beheerders: een brede groep ICT’ers ging van start.

Daarna hebben we de managers erbij betrokken. Het is echt een businesstool, dus het is heel belangrijk om de business enthousiast te maken. Ook omdat het laagdrempelig en heel grafisch is. Het zijn geen zware coderingen waarvoor je softwareontwikkelaars voor zoekt. Door de business te betrekken, konden we de tool snel implementeren.

Wat heeft de training opgeleverd?

De trainingen zijn echt toegespitst op het UWV. Dat is voor ons heel waardevol. Het heeft vooral veel awareness gebracht binnen verschillende afdelingen. Je leert echt wat voor positieve impact RPA straks heeft binnen jouw afdeling en kunt je er goed op voorbereiden. Daarnaast hebben we veel discussies gevoerd. Elke divisie heeft zijn eigen processen die in het licht van RPA werden gebracht. En deze kennisdeling levert mij een schat aan informatie op.

Zo kunnen we nu onze route uitstippelen, een groep experts samenstellen en zelf pilots starten. De verschillende afdelingen hebben namelijk het meeste verstand van hun bedrijfsprocessen. De tooling is dus prima te leren, maar verder zit de benodigde kennis bij de UWV’er zelf.

Ontdekken wat RPA kan betekenen voor jouw werkprocessen?

Schrijf je dan in voor de training Robotic Process Automation van Computrain! Wil je meer weten? Bel dan naar 030 – 2 348 500 of mail naar info@computrain.nl.